Ырастоо каты дароо толук жооп бере албасаңыз дагы, башка адамга билдирүү же өтүнүчтү алгандыгыңызды билдирет. Сиз алган ар бир жеке электрондук кат үчүн ырастоону жөнөтүүнүн кажети жок болсо да, сиз түз кайрылсаңыз, кесипкөй же бизнес чөйрөсүндө жооп беришиңиз керек. Эгерде сиз башка адамга анын электрондук катын алгандыгыңызды билдиришиңиз керек болсо, аларга билдирүү үчүн кыска билдирүү жөнөтүңүз. Эгерде адам кызмат сураса же продуктка заказ кылса, жоопту качан күтүү керектиги же кандайдыр бир маселелерди кантип чечүү керектиги тууралуу көбүрөөк маалымат бериңиз.
Кадамдар
Метод 1дин 2си: Сизге электрондук кат келгенин ырастоо
Кадам 1. Эгер кимге: сапта тизмеленген болсоңуз же билдирүүдө аталышыңыз болсо, жооп бериңиз
Жөнөтүүчү сиздин электрондук почтаңыздын дарегин "Кимге:" сабына киргизгенин билүү үчүн, электрондук почтанын үстүн текшериңиз. Эгерде сиз ал жерде тизмеде жок болсоңуз, анда сиздин атыңыз ошол жерде көрүнүп -көрүнбөсүн билүү үчүн электрондук почтанын негизги бөлүгүн карап чыгыңыз. Эгер атыңызды көрүп жатсаңыз, сизге түздөн -түз кайрылгандыктан, ырастоону жөнөтүүнү унутпаңыз.
Эгерде сиздин электрондук почтанын дареги электрондук почтанын "CC" сабында гана көрсөтүлгөн болсо, бирок сиз анда айтылбасаңыз, анда билдирүү көп адамдарга жөнөтүлгөндүктөн, ырастоону жөнөтүүнүн кажети жок
Эскертүү:
Спам билдирүүлөрдү моюнга алуудан качыңыз, анткени алар жооп берсе, сизге электрондук кат жөнөтүүнү уланта бериши мүмкүн.
Кадам 2. Саламдашууда жөнөтүүчүгө аты менен кайрылыңыз
Саламдашууңузду электрондук почтаңыздын үстүнөн баштаңыз, ошондо башка адам аны ачканда дароо көрөт. "Салам" же "Урматтуу" сыяктуу расмий куттуктоону колдонуңуз, андан кийин алардын аты. Эгерде сиз башчыга же сизге тааныш эмес адамга жооп берип жатсаңыз, анын аталышын жана фамилиясын колдонуңуз. Эгерде сиз башка адамды жакшы билсеңиз, анын атын колдоно аласыз.
Мисалы, сиз салам катары "Салам Дэвис айым" же "Урматтуу Жонатан" деп айта аласыз
Кадам 3. Электрондук почта аркылуу окуп чыкканыңызды кыскача айтып өтүңүз
Ырастоо үчүн бир нече сүйлөмдөрдү колдонуңуз, андыктан бул өтө сөздүү көрүнбөйт. Электрондук кат жөнөткөн адамга рахмат же алардын билдирүүсүн алгандыгыңызды билдириңиз. Эгерде кандайдыр бир конкреттүү деталдар бар болсо, аларды сиздин билдирүүңүз аркылуу окулгандыгыңызды көрсөтүү үчүн аларды баштапкы сүйлөмдөрүңүздө кайталаңыз.
- Мисалы, сиз "кийинки жуманын жолугушуусу жөнүндө мага билдирүү жөнөткөнүңүз үчүн рахмат" же "биздин жаңы потенциалдуу кардарыбызга карата сиздин электрондук почтаңызды алдым жана окуп чыктым" сыяктуу бир нерсе жаза аласыз.
- Эгерде сиз электрондук почта аркылуу окууга убактыңыз жок болсо, мындай деп айта аласыз: “Мага кайрылганыңыз үчүн рахмат. Мен сиздин билдирүүңүздү алдым жана колумдан келишинче окуйм ».
Кадам 4. Электрондук почтада суроо же суроо болсо, жооп берүү үчүн болжолдуу убакыт бериңиз
Эгер дароо толук жооп берүүгө убактыңыз болсо, аны ишенимдүү жана ишенимдүү экениңизди көрсөтүүгө жардам берүү үчүн мүмкүн болушунча тезирээк жасаңыз. Болбосо, башка адам сизден башка билдирүү күтө турган убакыт бергиле, ошондо алар сиз аларды тоготпой жатасыз деп ойлошпойт. Эгер көбүрөөк убакыт талап кылынат деп ойлосоңуз, канчалык тез арада жооп берем деп ашыкча убада берүүдөн сак болуңуз.
- Мисалы, сиз: "Мен сизге бул маалыматты 2 күндүн ичинде ала алам" же "Бүгүн дагы бир жолу байланышып, маселени дагы талкуулашым мүмкүн" деп айта аласыз.
- Эгер жооп берүү үчүн канча убакыт кетерин билбесеңиз, "Мен сизге кандайдыр бир суроолор же комментарийлер менен мүмкүн болушунча тезирээк жооп берем" дегенди колдонуңуз.
- Эгерде сизде электрондук почта аркылуу кайрылуу керек болгон суроо же маселе жок болсо, анда мөөнөт менен жооп берүүнүн кажети жок.
Кадам 5. Электрондук катты жөнөтүүдөн мурун жабуу жана атыңыз менен бүтүрүңүз
Билдирүүнү профессионалдуу угууга жардам берүү үчүн, электрондук почтаңыздын расмий жабылышын колдонуңуз, мисалы, "Мыкты" же "Дагы бир жолу рахмат". Билдирүүңүздү бүтүрүү үчүн атыңызды жазыңыз. Жөнөтүү баскычын басуудан мурун баары туура жазылганын текшериңиз.
- Мисалы, сиз "Best, Beth" же "Дагы рахмат, Травис" деп жаза аласыз.
- Эгерде сиз башка адамга сиз менен байланышуунун башка жолун бергиңиз келсе, атыңыздан кийин телефон номерин же башка электрондук почта дарегин бере аласыз.
Кадам 6. мүмкүн болушунча эртерээк толук жооп электрондук почта менен
Эгерде баштапкы электрондук почтада суроо же суроо болсо, убактыңызды бөлүп, толук жооп жазыңыз. Кабарда камтылган бардык суроолорго же суроолорго толук жооп берип, алардын билдирүүсүн карап чыгууга убакыт бөлгөнүңүздү көрсөтүңүз. Алар менен жакшы репертуарды сактап калуу үчүн билдирүүдө сылык жана позитивдүү обонду карманыңыз.
Эгер сизге көбүрөөк убакыт керек болсо, мисалы, эгер сиз отчетту же документти күтүп жатсаңыз, башка адам сиз аларды унутуп калдыңыз деп ойлобошу үчүн кийинки электрондук катты жаңыртуу жана жаңы мөөнөт менен жөнөтүүгө аракет кылыңыз
Метод 2 2: Бизнес кызматтарына жана буйруктарга жооп берүү
Кадам 1. Электрондук почтанын үстүнө жетип жаткан адамдын атын коюңуз
Билдирүүдө профессионалдуу обонду сактоо үчүн "Салам" же "Кымбаттуу" сыяктуу расмий саламдашуудан баштаңыз. Эгерде сиз ал адамды жакшы билбесеңиз, расмий бойдон калуу үчүн анын атын жана фамилиясын колдонуңуз. Эгер сиз ал киши менен жакындан тааныш болсоңуз же ал фамилиясын көрсөтсө, сиз анын ордуна ошол боюнча кайрылсаңыз болот.
Мисалы, "Урматтуу Мистер Кристенсан" же "Саламатсызбы Дана" деп жазсаңыз болот
Кадам 2. Адамга ыраазычылык билдирип, алар сураган өнүмдү же кызматты айт
Электрондук почтаңыздын биринчи сүйлөмүндөгү адамга чыныгы ыраазычылык билдириңиз. Ошол эле сүйлөмдө, адам заказ кылган товарды же алар алдын ала кат алышууда кандай көйгөйлөрдү же көйгөйлөрдү айтканын кайталаңыз. Ошентип, адам мурунку билдирүүлөрүн окуп же иштеп чыгууга убакыт бөлгөнүңүздү тааныйт.
Мисалы, сиз: "Биздин дүкөндөн 2 куту шоколадга заказ бергениңиз үчүн рахмат" же "Сиз кайрылган жумуштун ачылышы боюнча кайрылганыңыз үчүн ыраазыбыз" деп айта аласыз
Кадам 3. Адамга жоопту же жеткирүүнү күтө турган убактысын бериңиз
Кийинки сүйлөмдө башка адам сиз жөнүндө унуткандай сезилбеши үчүн, сизден жооп алуу үчүн канча убакыт кетерин айт. Сиз берген мөөнөттүн так жана чынчыл экенин тактаңыз, антпесе алар сизден жооп укпаса, капа болуп калышы мүмкүн.
Мисалы, сиз: "Топтомуңузду 3 жумуш күнүндө күтсөңүз болот" же "Жооп берүүгө 1-2 иш күнүнө уруксат бериңиз" деп айта аласыз
Вариация:
Эгер жооп берүүгө канча убакыт кетерин билбесеңиз, мындай деп айтыңыз: "Биз сиздин көйгөйлөрүңүздү чечүү үчүн мүмкүн болушунча эртерээк байланышабыз".
Кадам 4. Электрондук почта аркылуу чече албаган маселелер болсо, сунуштарды бериңиз
Эгерде сиз алардын көйгөйүн чече албасаңыз, анда башка пайдалуу варианттарды сунуштоого аракет кылыңыз. Билдирүүдө сылык жана түшүнүктүү обонду сактаңыз, андыктан ал терс угулбайт же чынчыл эместей көрүнөт. Адамга мүмкүн болушунча көбүрөөк маалымат берүүгө аракет кылыңыз, ошондо алар көйгөйлөрүн чечүү үчүн кийинки кадамдарды жасай алышат.
Мисалы, сиз мындай деп айта аласыз: "Мен сиздин эсепке акча которууда көйгөй бар экенин угуп, кечирим сурайм. Көйгөйүңүз чечилдиби же жокпу билүү үчүн FAQбызды карап көрүңүз. Болбосо, транзакцияларыңызды ырастоо үчүн банкыңызга келип, эсеп менеджериңиз менен сүйлөшүшүңүз керек болот."
Кадам 5. Электрондук почтанын астына байланыш маалыматын калтырыңыз
Электрондук почтаңызды "Мыкты" же "Дагы бир жолу рахмат" сыяктуу расмий жабуу менен бүтүрүңүз, ошондо сиз билдирүүнү жакшы нотада бүтүрөсүз. Жабылган соң атынызды кошууну унутпаңыз. Эгерде сиз башка адамга сиз менен байланышуу мүмкүнчүлүгүн бергиңиз келсе, атыңыздан кийин телефон номерин, башка электрондук почта дарегин же вебсайтты калтырсаңыз болот.
