Электрондук почтаңыздын кирүү кутусун ачуу грамматиканын туура эмес жазылгандыгынан, орфографиясынын начардыгынан жана жаман даамдан турган Пандоранын кутусун ачкандай болушу мүмкүн. Электрондук каттарыңыз башкаларга кандай таасир калтырарын карап көрүңүз; электрондук почтаңызды пакеттен бөлүп коюуга дайыма туура убакыт. Бул кадамдарды аткарыңыз жана электрондук почтаңыздын этикетин жакшыртыңыз.
Кадамдар
Кадам 1. Электрондук почтаңызды кыска, сүйлөшкөн жана багытталган кылыңыз
Компьютер экранында каттарды окуу баракчага караганда кыйыныраак, андыктан электрондук каттарды кыска жана так жазыңыз. Электрондук почтанын идеалдуу узундугу жок болсо да, сүйлөмдөрдү кыска, болжол менен 8-12 сөздөн сактап, абзацтардын ортосунда боштук калтырыңыз.
Жумушчу электрондук катта, түз эле: "Мен сизди үмүттөнөм …" "Менимче, биз керек …". ж. Көп адамдар жооп берүүнү же кийинчерээк сактоону чечүүдөн мурун биринчи бир нече саптарды гана окушат. Бул линия маалыматтуу чечимге жол берүү үчүн "этти" жетиштүү бериши керек. Жеке каттар үчүн, электрондук почтаңыздын негизги пунктуна кирүүдөн мурун, кыскача жеке жазуу менен ачуу жакшы идея
Кадам 2. Кызыктуу форматтоолордон алыс болуңуз
Шрифттерди жана түстөрдү өзгөртүү, маркердик тизмелерди киргизүү же HTMLди колдонуу электрондук почтаны таң калычтуу кылып же алуучу үчүн окулбай калышы мүмкүн, форматтоо компьютериңизде жакшы көрүнсө да. Жөнөкөй болгула.
Кадам 3. Тиркемелерди чектөө
Тиркемени чындап эле керек болбосо кошпогула. Тиркемелерди мүмкүн болушунча кичине сактаңыз. Көпчүлүк электрондук почта тиркемелери 1 МБга чейин тиркемелерди жөнөтүп жана ала алат, бирок анын үстүндөгү нерсе сиз же алуучу үчүн түйшүк жаратышы мүмкүн, ал тургай, кичине файлдар алуучунун электрондук почта байланышы жай болсо, ачылышы үчүн көп убакыт талап кылынышы мүмкүн. Эгерде сизге чоңураак файлды жөнөтүү керек болсо, аны кысыңыз же сыдырыңыз же YouSendIt.com сыяктуу чоң файлдарды жөнөтүүгө жардам бере турган онлайн кызматтарын колдонуңуз. Эгер жолугушуу пландары же чоң текстти оңдоо сыяктуу бир нече барактарды жөнөтүү керек болсо, факс же барактардын терилген каттарын кат менен жөнөтүңүз.
- Зарыл болбосо, электрондук почта тиркемелерин кыспаңыз. Тиркеме башкача жөнөтүү үчүн өтө чоң болбосо, сиз алуучунун убактысын текке кетирүү тобокелчилигине жана алардын тиркемелериңизге кирүүсүнө тоскоол болосуз. Көптөгөн мобилдик түзмөктөр zip файлдарын ача албайт. Кошумча, бул ашыкча.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word жана Powerpoint) сыяктуу көптөгөн жалпы файлдар мурунтан эле кысылган форматта.
- Эсиңизде болсун, көптөгөн адамдар же ишканалар билбеген бирөөнүн тиркемелерин ачышпайт, жана кээ бир электрондук почта эсептери автоматтык түрдө спам папкасына тиркемелери бар электрондук каттарды жөнөтүү үчүн орнотулган, андыктан сиз жумуш издеп жаткан болсоңуз, тиркемелерге байланыштуу алуучунун көрсөтмөлөрүн аткарганыңызды текшериңиз. Эгерде эч кандай көрсөтмө берилбесе, алуучуга тиркемеси бар электрондук кат жөнөтүп жатканыңызды билдирүү үчүн башка электрондук кат жөнөтүңүз.
Кадам 4. Жөнөтүүдөн мурун ойлонуп көрүңүз
Эмоцияга алдырганда электрондук каттарды жөнөтпөңүз. Электрондук почтанын темасын жана текстин жазуудан тартынбаңыз. Алуучуларды кошуп, жөнөтүп жатканыңыз жөнүндө ойлонууга убакыт болгондон кийин гана жөнөтүңүз; сиз оюңузду өзгөртө аласыз жана ал үчүн жакшыраак болушуңуз мүмкүн.
Электрондук почта ошондой эле адамдарга бетме-бет айтпай турган нерселерди суроонун же айтуунун куралы болуп калды (эмне үчүн инстинктивдүү түрдө интернетте башка адам болуп калдыңыз?). Эгер кимдир бирөөнү жөнөтүп жатсаңыз эч нерсе, аны кайра окуп, эгерде алар сенин жаныңда болсо, же бетме-бет сүйлөшсөң, аларга айтат белең деп сура. Эгерде ал тема боюнча болсо, анда аны эки жолу окугула.
Кадам 5. Кыскартууларды жана смайликтерди колдонууда этият болуңуз
Бул досуңуз сыяктуу расмий эмес электрондук почта аркылуу кабыл алынышы мүмкүн. Бирок, расмий катта кимдир бирөөгө "катуу күлүп жатам" деп айтуунун кажети жок, адамдар муну орунсуз деп эсептеши мүмкүн жана сиздин жеңил ойлуу экениңизди сезиши мүмкүн.
Кээ бир кыскартуулар, мисалы, "Айтмакчы" үчүн "BTW", көбүнчө электрондук каттарда колдонулат жана формалдуу, профессионалдуу электрондук каттарды кошпогондо, жалпысынан кабыл алынат
3 методу 1: Жаңы электрондук каттарды жазуу
Кадам 1. Алуучунун талааларын туура колдонуңуз
"To" талаасындагы дарегерлер чара көрүшү күтүлүүдө, ал эми "CC" боюнча болгондор кесиптештерин же жетекчилерин кабардар кылуу үчүн.
- "Кимге:" талаасында бир эмес, бир нече кишиден ACTION талап кылууда этият болуңуз. Бул бир эле тапшырма үчүн бир нече аракеттерге алып келиши мүмкүн, же эч ким аракет кылбашы мүмкүн, анткени бул өтүнүчтү башка бирөө иштеп жатат деп божомолдонот.
- Эгерде сиз электрондук почта дарегин купуя сактагыңыз келген адамдардын тизмесине жөнөтсөңүз, алардын баарын BCC талаасына киргизиңиз жана "to" талаасына өз дарегиңизди коюңуз.
- Эгерде сиз кимдир бирөөнү темадан алып салгыңыз келсе (мисалы, эгер сизди башка бирөө менен тааныштырган болсо, эми сиз экөөңүздөр майда -чүйдөсүнө чейин иштеп жатасыздар жана тааныштыруучунун почтасына кирүүнү каалабасаңыздар) адамдын дареги "чейин" же CC талаадан BCC талаасына.
2 -кадам. Теманын сабын пайдалуу кылыңыз
Жакшы тема окурмандарды тез даярдап, электрондук почтанын мазмунунун пайдалуу корутундусун берет. Электрондук почта кутучалары бат -баттан басылып турат, ошондуктан жакшы тема алуучуга сиздин электрондук почтаңыздын артыкчылыгын аныктоого жардам берет. Ал ошондой эле сиздин электрондук почтаңызды окула электе жок кылынышын алдын алууга жардам берет. Алуучу көргөн биринчи нерсе тема болгондуктан, аны катасыз, кыска жана "Салам", "Эмне болуп жатат" же алуучунун аты сыяктуу жалпы саптардан алыс болуңуз (экинчиси спамга каршы чыпкалар тарабынан бөгөттөлгөн болушу мүмкүн).
Алуучу үчүн билдирүүлөрүңүздү биринчи орунга коюудан алыс болуңуз. Ар бир катты "Срочно!" Деп белгилөө адатынан арылыңыз. же "Жогорку приоритет" же сиздин электрондук каттарыңыз карышкырды ыйлаткан бала сыяктуу мамиле кылынат жана алардын баарына көңүл бурулбай калат. Электрондук почтаңыздын сурамы башка бирөөлөргө караганда жогору турат деп ойлоо кыжырды келтирет жана менменсинет. Жумуштун контексти. Алуучуга билдирүүңүздү кантип биринчи орунга коюу керектигин иштеп чыгууга кредит берүү үчүн жетиштүү ырайымдуу болуңуз
Метод 2 3: Электрондук каттарга жооп берүү
Кадам 1. Жоопторго кимден көчүрүп жатканыңыздан этият болуңуз
Эгер сиз билдирүүгө жооп берсеңиз, анда CC: баштапкы жөнөтүүчү камтылбаган үчүнчү жак, түп жөнөтүүчү буга капа болбостугун эсиңизден чыгарбаңыз. Бул маалымат "сиздин көзүңүз үчүн" болушу мүмкүн. Бул оригиналдуу жөнөтүүчү сиздин жумуш жетекчиси болсо өзгөчө маанилүү. BCCди колдонууда этият болуңуз. Эгерде BCC: 'болгон адам, алардын көчүрмөсү сокур экенин көрбөстөн, жооп берсе, бул тескери натыйжага алып келиши мүмкүн.
Кадам 2. Кимге жооп беришиңизди аныктаңыз
Жалпысынан сизге жөнөтүлгөн каттар жөн гана жөнөтүүчүгө жооп берүүнү талап кылат, бирок бир нече кишиге жөнөтүлгөн каттар үчүн, жоопту баарына жөнөтүү үчүн "Баарына жооп берүү" опциясын тандашыңыз керек болот. Акылдуу бол; "Баарына жооп берүүнү" дайыма колдонуп, көп кирешелерди жаратат жана көптөгөн адамдардын кутуларында каттарды калтырат. Электрондук кат алуунун кесепеттерин карап көрүңүз, баарына жооп берип, ал жыйырма кишиге чыгат, анан ошол жыйырма адам баарына жооп берет; ал тез эле жүз миңдеген электрондук каттарга кошулушу мүмкүн жана ар ким "баарына жооп бер" дегенди басууга аргасыз болот, анткени аны ким окуй тургандыгын жана ким окубасын эч ким билбейт.
Кадам 3. Жөн эле рахмат деп жооп берүүдөн мурун эки жолу ойлонуп көрүңүз
Кээ бир адамдар "рахмат" деп жазылган электрондук катты каалашпайт. Бул электрондук почтаны ачуу жана билүүңүздү окуу үчүн аны окуу үчүн кошумча убакыт талап кылынат. Кээ бир адамдар "NTN" - "Рахматтын кереги жок" деген сапты камтыйт.
4 -кадам. Узак талкууларды жыйынтыктаңыз
Талкууну түшүнүү үчүн жооп баракчаларын сыдыруу кыжырды келтирет. Билдирүү сабын улантуунун ордуна, бир мүнөт бөлүп, аны окурмандарыңызга жалпылаңыз.
Кадам 5. Сиз жооп берип жаткан маалыматты киргизүүнү унутпаңыз
Көптөгөн адамдар жана компаниялар күн сайын жүздөгөн электрондук каттарды жазышат жана жооп беришет. Бир гана "Ооба" деп жазылган так эмес электрондук кат жөнөтүүдөн качыңыз. Алуучу берген суроону кошуңуз, ошондо алар сиз эмне деп жооп берип жатканыңызды билишет. Алуучу тарыхта бирден ашык билдирүүнү ылдый жылдыруудан алыс болуңуз.
Кадам 6. Тез арада жооп бериңиз
Эгерде сиз электрондук почтага жооп берерден мурун кандайдыр бир изилдөө же бир аз ойлонушуңуз керек болсо же толук жооп жазуу үчүн бош эмес болсоңуз, жөнөтүүчүгө электрондук почтаңыздын бар экенин билдирип, качан жооп берериңизди айтып кыска жооп жөнөтүңүз..
7 -кадам. Проактивдүү болуңуз
Электрондук катка жооп берип жатып, сиз жооп бере турган суроолорду же кооптонууларды алдын ала билип, баарына бир аз убакытты үнөмдөй аласыз. Кимдир бирөө алар жөнүндө сураш үчүн жаңы электрондук кат жөнөтүүдөн мурун, жоопторуңузга кайрылыңыз.
3 -метод 3: Кээ бир негизги нерселер
Кадам 1. Купуя каттарды жөнөтпөңүз
Мисалы, сыры бар электрондук катты жөнөтүүдөн алыс болуңуз, айрыкча, сиз жөнөтүп жаткан адам сизден аны каалабаса. Мындай кылуу, балким, алуучунун сизге болгон ишенимин жоготуп коюшу мүмкүн жана сиз мамилеңизди бузушуңуз мүмкүн. Албетте, мындай болушун каалабайсың.
2 -кадам. Адамдар жөнүндө ушак таратпаңыз
Эгерде сизде азгырык пайда болсо, өзүңүздү башка адамдын ордуна коюп көрүңүз жана ал адам сиз жөнүндө ушак таратса, кандай сезимде болоруңузду ойлонуп көрүңүз. Мисалы, эгер сиздин досуңуз начар жана башчы катары атагы бар болсо, анда досуңуз башка досторуңузга сиздин бир өзгөчөлүгүңүздү айтса, кандай сезимде болоруңузду ойлонуп көрүңүз. Сиз абдан бактылуу болмок эмессиз, туурабы?
3 -кадам. Элдин жеке бизнесин талкуулоодон алыс болуңуз
Мисалы, досуңуз мурунку жигити менен ажырашканын досуңузга билдирүүдөн качыңыз. Электрондук почта толугу менен купуя эмес, андыктан бизнесин талкуулап жаткан адам каттарды көрүп, сизге жинденип, же уялып калышы мүмкүн жана бул адам менен болгон мамилеңизди бузушу мүмкүн.
4 -кадам. Өрттөн алыс болуңуз
Жалын - бул негизинен интернетте сизди таарынтуу үчүн жөнөтүлгөн кемсинтүүлөр, андыктан жалындарды башка адамдарга жөнөтпөө же жалын согуштарын баштабоо маанилүү. Бул башка адамды жинди кылышы мүмкүн, жана бул үчүн сиздин эсебиңиз токтотулушу мүмкүн.
Кадам 5. Башкалардын жеке маалыматын уруксатсыз бөлүшүүдөн качыңыз
Бул адамдын жашынан тартып, ал окуган мектептин аталышына чейин болушу мүмкүн. Өзүңдү башка адамдын ордуна коюп көр - кимдир бирөө досуңа үйүңдүн дарегин берсе, кандай сезимде болот элең? Сиз абдан бактылуу болмоксуз, андыктан кимдир бирөөнүн жеке маалыматын башкалар менен электрондук почта аркылуу бөлүшүүдөн мурун уруксат алыңыз же такыр андай кылбаңыз.
Кадам 6. Ачууланганда электрондук кат жөнөтпөңүз
Бул сиздин ачуулангандыгыңызды көрсөтүп, адамды капа кыла аласыз. Мисалы, эгер сиз жумушта кимдир бирөөгө ачууланып жатсаңыз жана ал адамга чоң тамгалар менен кат жөнөтсөңүз, бул сиз кат жөнөткөн адамдын кыжырдануусун жаратышы мүмкүн. Бул электрондук каттарга жооп берүү менен бир нерсе; эгер сизге кимдир бирөө сизге белгилүү бир билдирүү жөнөткөнү үчүн ачууланып жатсаңыз, жообун тынчыганча токтотуңуз.
Электрондук каттардын үлгүсү
Конференция чалуусун эскертүүчү электрондук почтанын үлгүсү
WikiHow жана колдойт бардык үлгүлөрдү ачуу.
Жаңы саясатты камтыган электрондук почтанын үлгүсү
WikiHow жана колдойт бардык үлгүлөрдү ачуу.
Проблема боюнча электрондук почтанын профессору
WikiHow жана колдойт бардык үлгүлөрдү ачуу.
Видео - Бул кызматты колдонуу менен, кээ бир маалыматтар YouTube менен бөлүшүлүшү мүмкүн
Кеңештер
- Стандарттык шрифттер окууну жеңилдетет. Мисалы, Arial, Cambria жана Narrow. Ариптин өлчөмүн нормалдуу түрдө, жалпысынан 15тен ашпагыла. Эгерде сиз өзгөчө же баса белгилөө менен көңүлдү бурушуңуз керек болсо, калың же курсив тамгаларды колдонуңуз. Бул бардык баш калаалар аркылуу кыйкыргандан көрө чексиз жакшыраак.
- Эгер сизге жалын жөнөтүлсө, жалын согушун баштабаш үчүн аны дароо өчүрүңүз.
- Унутпаңыз, сиздин үнүңүз электрондук почта аркылуу угулбайт. Сиз качандыр бир убакта электрондук почта аркылуу какшык айтууга аракет кылып көрдүңүз беле, алуучу туура эмес кабыл алдыбы? Электрондук почта аркылуу билдирүү вербалдык байланыштын нюанстарын жеткире албайт. Үнүнүн тонусун чыгарууга аракет кылып, кээ бирөөлөр смайликтерди колдонушат, бирок профессионалдуу эмес болуп көрүнбөш үчүн аларды аз колдонушат.
Ошондой эле, смайликтин смайликин колдонуу оор кабарды жок кылат деп ойлобоңуз.
- Жеке байланышты жок кылуу үчүн электрондук почтаны колдонбоңуз. "Биз сизге электрондук кат жөнөтөм" көбүнчө кимдир бирөө үчүн эң ачуулуу сүйлөм болушу мүмкүн. Электрондук кат жүзмө-жүз сүйлөшүү, ал тургай телефон аркылуу сүйлөшүү идеясынан качпашы керек. Кечирим суроо же катачылыкты жаап-жашыруу сыяктуу ыңгайсыз абалдан качуу үчүн электрондук почтаны колдонбоңуз.
- Электрондук почтаңызды сылыктык менен бүтүрүңүз. "Жакшы каалоо", "Ийгилик" же "Жардамыңыз үчүн алдын ала рахмат" сыяктуу билдирүү менен жабуу, каттуу катты да жумшартып, жагымдуу жоопту алып келиши мүмкүн.
- Дүмүрчөктөрдү издөөгө кам көрүңүз. Жазууну жүргүзүү максатында же алынгандыгын далилдөө үчүн квитанция талап кылынышы мүмкүн болгон учурлар бар, бирок көпчүлүк учурда бул кыжырдантат жана окурманыңызды электрондук почтаңыз менен иштөө үчүн кошумча аракеттерди жасоого мажбурлайт. Эгерде бир нерсе чындап эле шашылыш болсо, же чын эле алуучунун сиздин билдирүүңүз бар экенине ынанууңуз керек болсо, телефонду алып, анын ордуна колдонуңуз.
- Эгер сизге ыңгайсыздык жараткан бир нерсе жөнөтүлсө, мисалы, башка ушак сыяктуу, аны жок кылыңыз. Мунун бир бөлүгү болууну каалабашыңыз керек.
Эскертүүлөр
- Киберкуугунтуктан алыс болуңуз. Бул мыйзамсыз жана башка адамдарга, айрыкча өспүрүмдөргө чоң таасирин тийгизиши мүмкүн (мисалы, суицидге алып келиши мүмкүн).
- Бардык капкактарды колдонбоңуз. Бул керексиз практика жана алуучуңузду кыжырдантып, сизге жооп катары жалын кат алат. Бардык борборлор "кыйкырууга" барабар деп эсептелет.
- Chain Mail жөнөтүүдөн алыс болуңуз. Дайыма керексиз билдирүүлөрдү алуудан ырахат алгандар өтө аз болмок. Мындай электрондук каттар компьютерлерге жана компьютерлерден өткөрүлө турган коркунучтуу жана зыяндуу вирустарды жуктуруу менен белгилүү болгон. Сүйлөшкөн адресаттардан түз алган билдирүүлөрдү гана жөнөтүүнү максат кылыңыз.
- Жумуш кол тамгаңызды жеке электрондук каттарыңыз үчүн колдонбоңуз - бул сизге жагымсыз көрүнөт.
