Microsoft Excelдин көптөгөн мүмкүнчүлүктөрүнүн бири - бул маалыматтардын эки тизмесин салыштыруу, тизмелердин ортосундагы дал келүүлөрдү аныктоо жана бир гана тизмеде табылган нерселерди аныктоо. Бул каржы эсептерин салыштырууда же белгилүү бир ысымдын маалымат базасында бар -жогун текшерүүдө пайдалуу. Сиз дал келген же дал келбеген жазууларды аныктоо жана белгилөө үчүн MATCH функциясын колдоно аласыз же COUNTIF функциясы менен кондиционердик форматтоону колдоно аласыз. Төмөнкү кадамдар сиздин маалыматка дал келүү үчүн ар бирин кантип колдонуу керектигин айтат.
Кадамдар
Метод 1 2: MATCH функциясы менен рекорддорду аныктоо
Кадам 1. Маалымат тизмелерин бир иш барагына көчүрүү
Excel бир жумушчу китептин ичинде же бир нече иш китептери менен бир нече иш барактары менен иштей алат, бирок алардын маалыматтарын бир иш барагына көчүрсөңүз, тизмелерди салыштырууну оңой таба аласыз.
Кадам 2. Ар бир тизме пунктуна уникалдуу идентификаторду бериңиз
Эгерде сиздин эки тизмеңиз аларды аныктоонун жалпы жолун бөлүшпөсө, анда бул тизмедеги нерсенин бир нерсеге тиешеси бар экенин билүү үчүн Excelге ошол нерсени аныктоочу кошумча маалымат тилкесин кошууңуз керек болот. башка тизмеде. Бул идентификатордун мүнөзү дал келүүгө аракет кылып жаткан маалыматтын түрүнө жараша болот. Ар бир тилке тизмеси үчүн идентификатор керек болот.
- Белгилүү бир мезгил менен байланышкан финансылык маалыматтар үчүн, мисалы, салык жазуулары, бул активдин сыпаттамасы, активдин алынган күнү же экөө тең болушу мүмкүн. Кээ бир учурларда, жазуу код номери менен аныкталышы мүмкүн; бирок, эгерде бир эле система эки тизмеде тең колдонулбаса, анда бул идентификатор дал келбеген жерлерди түзүшү мүмкүн же дал келүүгө тийиш болгон матчтарды этибарга албайт.
- Кээ бир учурларда, сиз бир тизмеден нерселерди алып, башка тизмедеги нерселер менен айкалыштырып, физикалык активдин сыпаттамасы жана сатып алынган жылы сыяктуу идентификатор түзө аласыз. Мындай идентификаторду түзүү үчүн, амперсанды (&) колдонуу менен эки же андан көп клеткалардын маалыматтарын бириктиресиз (кошуп, бириктиресиз). F3 уячасындагы объектинин сүрөттөлүшүн G3 уячасындагы дата менен айкалыштыруу үчүн, боштук менен бөлүнгөн, сиз ошол катардын башка уячасына '= F3 & "" & G3' формуласын киргизесиз, мисалы E3. Эгерде сиз идентификаторго бир гана жылды киргизгиңиз келсе (анткени бир тизмеде толук даталар колдонулса, экинчисинде жылдар гана колдонулат), анын ордуна E3 уячасына '= F3 & "" & YEAR (G3)' жазуу менен ЖЫЛ функциясын кошмоксуз. (Жалгыз цитаталарды кошпогула; алар мисалды көрсөтүү үчүн гана бар.)
- Формуланы түзгөндөн кийин, формуласы бар уячаны тандап, формуланы көчүргүңүз келген мамычанын башка уячаларынын үстүнө сүйрөп сүйрөп, аны идентификатор тилкесинин башка бардык уячаларына көчүрө аласыз. Чычкандын баскычын коё бергенде, сиз сүйрөп барган ар бир уяча формула менен толтурулат, уячалардын шилтемелери ошол эле саптагы тиешелүү уячаларга туураланат.
Кадам 3. Мүмкүн болгон жерде маалыматты стандартташтыруу
Акыл "Инк." Экенин тааныйт жана "Кошулган" бир эле нерсени билдирет, эгерде сизде тигил же бул сөздү кайра форматтабасаңыз, Excel жок. Ошо сыяктуу эле, сиз $ 11, 950 жана $ 11, 999.95 сыяктуу баалуулуктарды дал келүүгө жакын деп эсептей аласыз, бирок Excel сиз айтпасаңыз болбойт.
- Кошумча белгилерди кыскартуу үчүн LEFT сап функциясын колдонуу менен "Incorporated" үчүн "Company" жана "Inc" үчүн "Co" сыяктуу кээ бир кыскартуулар менен күрөшө аласыз. Башка кыскартуулар, мисалы, "Ассоциация" үчүн "Assn", маалыматтарды киргизүү стили боюнча көрсөтмө түзүү жана андан кийин туура эмес форматтарды издөө жана оңдоо үчүн программа жазуу аркылуу чечилет.
- Почта коддору сыяктуу кээ бир жазууларда ZIP+4 суффикси камтылган, башкаларында жок болгон сандар тизмеги үчүн, сиз кайра LEFT сап функциясын колдонуп, негизги почта коддорун гана тааный аласыз. Excelге жакын, бирок бирдей эмес сандык баалуулуктарды таануу үчүн, ROUND функциясын колдонуп, жакынкы маанилерди ошол эле санга тегеректеп, дал келтире аласыз.
- Кошумча боштуктар, мисалы, бир сөздүн ордуна эки боштукту терүү, TRIM функциясын колдонуу менен жок кылынышы мүмкүн.
Кадам 4. Салыштыруу формуласы үчүн мамычаларды түзүңүз
Тизме идентификаторлору үчүн мамычаларды түзүшүңүз керек болгондой эле, сиз үчүн салыштырууну жүргүзгөн формула үчүн мамычаларды түзүшүңүз керек. Ар бир тизме үчүн бир тилке керек болот.
Сиз бул мамычаларды "Жетпей жатасызбы?"
Кадам 5. Ар бир уячага салыштыруу формуласын киргизиңиз
Салыштыруу формуласы үчүн, башка Excel функциясынын ичине салынган MATCH функциясын колдоносуз, ISNA.
- Формула "= ISNA (MATCH (G3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE))" түрүн алат, мында биринчи тизмектин идентификаторунун мамычасынын уячасы экинчи тизмедеги идентификаторлордун ар бирине салыштырылат. алардын бирине дал келерин караңыз. Эгер дал келбесе, анда жазуу жок болуп калат жана "ЧЫНДЫК" деген сөз ошол уячада көрсөтүлөт. Эгер дал келсе, анда жазуу бар жана "ЖАЛГАН" деген сөз көрсөтүлөт. (Формуланы киргизгенде, тиркелүүчү цитаталарды кошпогула.)
- Сиз формуланы уячанын идентификаторунун формуласын көчүргөндөй эле, мамычанын калган уячаларына көчүрө аласыз. Бул учурда, идентификатор ячейкасы үчүн уяча шилтемеси гана өзгөрөт, анткени доллар белгилерин экинчи уячанын идентификаторлорунун тизмесиндеги биринчи жана акыркы ячейкалар үчүн саптын жана мамычанын шилтемелеринин алдына коюу, аларды абсолюттук шилтеме кылат.
- Биринчи тизмектин салыштыруу формуласын экинчи тизмектин тилкесинин биринчи уячасына көчүрүп алсаңыз болот. Сиз андан кийин "G3" экинчи тизмектин биринчи идентификатор ячейкасына шилтеме менен алмаштырылып, "$ L $ 3: $ L $ 14" биринчи жана акыркы идентификатор ячейкасына алмаштырылышы үчүн уячалардын шилтемелерин түзөтүшүңүз керек болот. экинчи тизме. (Доллардын белгилерин жана кош чекитин калтырыңыз.) Андан кийин бул түзөтүлгөн формуланы экинчи тизменин салыштыруу сабындагы калган уячаларга көчүрүп алсаңыз болот.
Кадам 6. Зарыл болсо, дал келбеген баалуулуктарды оңой көрүү үчүн тизмелерди иреттеңиз
Эгерде тизмелериңиз чоң болсо, анда аларды дал келбеген бардык баалуулуктарды бириктирүү үчүн иреттешиңиз керек болот. Төмөнкү кадамдардагы көрсөтмөлөр формулаларды кайра эсептөө каталарына жол бербөө үчүн баалуулуктарга айландырат жана эгер тизмелериңиз чоң болсо, кайра эсептөөнүн узак убактысынан качат.
- Чычканды тандоо үчүн тизмедеги бардык уячаларга сүйрөңүз.
- Excel 2003төгү Edit менюсунан же Excel 2007 же 2010догу Башкы тасманын Алмашуу буферинин тобунан Көчүрүү тандаңыз.
- Excel 2003төгү Түзөтүү менюсунан же Excel 2007 же 2010 -жылдардын Алмашуу буфериндеги Paste ачылуучу баскычынан Special Paste тандаңыз.
- Атайын чаптоо диалогдук терезесиндеги Капшыруу тизмесинен "Маанилерди" тандаңыз. Диалогду жабуу үчүн ОК басыңыз.
- Excel 2003төгү Дайындар менюсунан Сорттоону же Excel 2007 же 2010догу Маалымат лентасынын Сорттоо жана Чыпкалоо тобун тандаңыз.
- Сорттоо боюнча диалогдогу "Менин маалыматтар диапазонум бар" тизмесинен "Header row" тандап, "Missing?" (же чындыгында салыштыруу тилкесинин башын берген ысым) жана ОК басыңыз.
- Башка тизме үчүн бул кадамдарды кайталаңыз.
Кадам 7. Дал келбеген нерселерди визуалдуу түрдө салыштырып көрүңүз, эмне үчүн алар дал келбейт
Жогоруда айтылгандай, Excel сиз болжолдуу маалыматтарды издөөгө орнотпосоңуз, так маалымат дал келүүлөрүн издөө үчүн иштелип чыккан. Сиздин дал келбөөңүз тамгаларды же цифраларды кокусунан которуу сыяктуу жөнөкөй болушу мүмкүн. Бул ошондой эле көз карандысыз текшерүүнү талап кылган нерсе болушу мүмкүн, мисалы, тизмеленген активдер биринчи кезекте билдирилиши керекпи же жокпу текшерүү.
Метод 2 2: COUNTIF менен шарттуу форматтоо
Кадам 1. Маалымат тизмелерин бир иш барагына көчүрүү
Кадам 2. Дал келген же дал келбеген жазууларды бөлүп көрсөтүүнү каалаган тизмеде чечиңиз
Эгерде сиз бир гана тизмедеги жазууларды бөлүп көрсөтүүнү кааласаңыз, анда, балким, бул тизмеге мүнөздүү болгон жазууларды бөлүп көрсөтүүнү каалайсыз; башка тизмедеги жазууларга дал келбеген жазуулар. Эгерде сиз эки тизмедеги жазууларды бөлүп көрсөтүүнү кааласаңыз, анда бири -бирине дал келген жазууларды бөлүп көрсөтүүнү каалайсыз. Бул мисал үчүн, биз биринчи тизме G3төн G14ге чейинки уячаларды, экинчи тизме L3төн L14ге чейинки уячаларды камтыйт деп ойлойбуз.
Кадам 3. Уникалдуу же дал келген нерселерди бөлүп көрсөтүүнү каалаган тизмедеги нерселерди тандаңыз
Эгерде сиз эки тизмедеги дал келген нерселерди бөлүп көрсөтүүнү кааласаңыз, анда тизмелерди бирден тандап, ар бир тизмеге салыштыруу формуласын (кийинки кадамда сүрөттөлгөн) колдонушуңуз керек.
Кадам 4. Тиешелүү салыштыруу формуласын колдонуңуз
Бул үчүн, Excel версияңыздагы Шарттуу форматтоо диалогуна киришиңиз керек. Excel 2003 -жылы сиз муну Формат менюсунан Шарттуу форматтоону тандоо менен жасайсыз, ал эми Excel 2007 жана 2010 -жылдары Башкы тасманын Стилдер тобундагы Шарттуу форматтоо баскычын чыкылдатыңыз. Эреже түрүн "Формула" катары тандап, Формулаңызды Эреженин Сыпаттамасын түзөтүү талаасына киргизиңиз.
- Эгерде сиз биринчи тизмеге мүнөздүү болгон жазууларды бөлүп көрсөтүүнү кааласаңыз, анда формула "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0)", экинчи тизмектин уячаларынын диапазону абсолюттук маанилер жана шилтеме катары көрсөтүлөт салыштырмалуу мааниси катары биринчи тизмектин биринчи уячасына. (Жакын цитаталарды киргизбеңиз.)
- Экинчи тизмеге мүнөздүү болгон жазууларды бөлүп көрсөтүүнү кааласаңыз, формула "= COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0)" болмокчу, абсолюттук маанилер жана шилтеме катары көрсөтүлгөн биринчи тизмектин уячаларынын диапазону. салыштырмалуу мааниси катары экинчи тизменин биринчи уячасына. (Жакын цитаталарды киргизбеңиз.)
- Эгерде сиз башка тизмедеги ар бир тизмедеги жазууларды бөлүп көрсөтүүнү кааласаңыз, анда сизге биринчи формада, экинчисинде эки формула керек болот. Биринчи тизмектин формуласы "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3> 0)", ал эми экинчи тизмектин формуласы COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3> 0) ". Мурда белгиленгендей, сиз анын формуласын колдонуу үчүн биринчи тизмени, андан кийин формуласын колдонуу үчүн экинчи тизмени тандайсыз.
- Белгиленген жазууларды белгилөө үчүн каалаган форматтоону колдонуңуз. Диалогду жабуу үчүн ОК басыңыз.
Видео - Бул кызматты колдонуу менен, кээ бир маалыматтар YouTube менен бөлүшүлүшү мүмкүн
Кеңештер
- COUNTIF шарттуу форматтоо ыкмасы менен уяча шилтемесин колдонуунун ордуна, сиз изделүүчү маанини киргизип, ошол маанидеги мисалдар үчүн бир же бир нече тизмелерди белгилей аласыз.
- Салыштыруу формаларын жөнөкөйлөтүү үчүн, сиз тизмеңизге "List1" жана "List2" сыяктуу аттарды түзө аласыз. Андан кийин, формулаларды жазууда, бул тизме аттары жогоруда мисалдарда колдонулган абсолюттук уячалардын диапазондорун алмаштыра алат.
