Архивдөө - бул маалыматты сактоо же сактоо. Уюмдар документтердин иштөө мөөнөтүн жогорулатуу үчүн күн сайын кагаз документтерди санарипке өткөрүүдө. Бул, бүгүнкү күндө компьютерлер тарабынан чыгарылып жаткан эбегейсиз көп маалымат менен бирге, документтерди архивдөө мааниси арта баштаганын билдирет. Эгерде сиз документтерди архивдөөнү билсеңиз, анда орун бошотуп, компьютериңиз учурдагы документтерди эффективдүү иштетет.
Кадамдар
Кадам 1. Документтерди ZIP файлында архивдөө
Өзгөчө маанилүү, бирок сейрек керектүү файлдар үчүн пайдалуу, zip файлдары документтериңиздин катуу дискте ээлеген ордун кыскартат.
- Жөн гана zip форматына айландыргыңыз келген файлдарды бөлүп көрсөтүңүз.
- Чычкан менен оң баскыч менен чыкылдатып, анан "Жөнөтүүнү" тандаңыз.
- Сиз файлдарды "Кысылган (сыдырылган) папкага" жөнөткүңүз келет.
- ZIP папкасына эки жолу чыкылдатуу менен файлдар чынында бар экенин текшериңиз. Эгер алар болсо, анда сиз баштапкы файлдарды жок кыла аласыз.
Кадам 2. Документтериңизди өзүнчө сактагычка көчүрүңүз
Санарип архивдөө үчүн популярдуу тандоолор тышкы ленталар, тышкы катуу дисктер же бармактар.
Кадам 3. Документтердин камдык көчүрмөсүн CD же DVDде, эгерде сизде CD же DVD жазгыч болсо
Камдык көчүрмөлөрдү сактоонун дагы бир жолу, бирок сиз бул ыкманы башка ат менен билсеңиз да - дисктин күйүшү. Мисалы, Windows файлдарды CD же DVDлерге көчүрүү үчүн Live File System жана Mastered форматын (башка түзмөктөрдөгү шайкештик үчүн жакшыраак) колдонот.
- Жазылуучу CD же DVDди Live File System үчүн компьютериңиздин CD же DVD жазгычына салыңыз.
- Диалог кутучасы пайда болгондо, "Файлдарды маалымат дискине жаздыруу" дегенди басыңыз.
- Дискке ат коюп, андан кийин "Кийинки" дегенди басыңыз.
- Диск пайда болгон бош папканы күтө туруңуз. Бул диск форматталган жана файлдарды көчүрүү үчүн даяр экенин билдирет.
- Документтериңиз бар папканы ачыңыз жана файлдарды бош диск папкасына сүйрөңүз.
- Мастерленген формат үчүн жазылуучу CD же DVDди компьютердин CD же DVD жазгычына салыңыз.
- Диалог кутучасы пайда болгондо, "Файлдарды маалымат дискине жаздыруу" дегенди басыңыз.
- Дискке ат коюп, "Форматтоо параметрлерин көрсөтүү" баскычын чыкылдатыңыз.
- "Өздөштүрүлгөндү" тандап, "Кийинкини" чыкылдатыңыз.
- Дисктин пайда болушу үчүн бош папканы күтө туруңуз. Бул диск форматталган жана файлдарды көчүрүү үчүн даяр экенин билдирет.
- Документтери бар папканы ачыңыз жана бул файлдарды бош диск папкасына сүйрөңүз.
Кадам 4. Документтерди сырткы сактоого жөнөтүү
- Архивделген файлдардын жайгашкан жери катары иштөөдөн тышкары, коопсуз сакталуучу жерлер маалыматтарды өрттөн жана катуу дисктин иштен чыгышы сыяктуу кырсыктардан коргойт.
- Бул кызматты сунуштаган көптөгөн компаниялар менен, алар кантип иштээри жана кайсы кепилдиктер документтердин сыртында архивдөөдө камтылгандыгы тууралуу так маалымат алуу үчүн компанияга түз кайрылууга тийиш.
Кадам 5. Санариптик архивдөө үчүн программаны колдонуңуз
- Документтин көрүнүшүн жана сезимин сактоонун эң белгилүү ыкмаларынын бири - PDF файлын түзүү. Adobe тарабынан сунушталган бул программа - Adobe Acrobat деп аталат - ар кандай программалык документтерден документтерди PDF форматына которууну жеңилдетет. Бул файлдарды түзө турган бир нече бекер программалар да бар.
- Техникалык мүнөздөмөлөрдүн ачык экендиги Adobe программасынын келечектеги версиялары документтердин мурунку версияларын окуй алат дегенди билдирет.
- Мындан тышкары, PDF окурмандар Adobe веб -сайтынан бекер жүктөп алса болот.
Кадам 6. Документтерди архивдөө технологиясы менен учурдагы бойдон калыңыз
Технологиянын тездик менен өнүгүшү менен, азыркы учурдун эртеңи эскирип калышы мүмкүн. Бул архивделген файлдарды жаңы системага өткөрүүдө көйгөй жаратышы мүмкүн.
Кеңештер
- Каталог архивделген файлдарды сиз же башка адамдар убакыттын өтүшү менен керектүү файлдарды таба алышат. Бул файлдардын же папкалардын мазмунун аталышы жана файлдар камтылган даталар сыяктуу эле жөнөкөй болушу мүмкүн. Мисалы, эгер сиз иш кагаздарын архивдеп жатсаңыз, анда бир папканы "Бизнес файлдары 1997 -жылдын 1 -чейреги" деп атасаңыз болот. Чоң системаларда архивдер каталогия үчүн метадайындарды колдонушу мүмкүн.
- Файлдарды архивдөөнүн дагы бир себеби, кээде маалыматты сактоону талап кылган мыйзамдык талаптар бар.
Эскертүүлөр
- Мультимедиа маалыматтары көбүнчө конкреттүү аппараттык же программалык камсыздоо менен байланышкан жана менчик системаларынан тышкары жеткиликтүү болбошу мүмкүн.
- Бир коркунуч - бул файлды бузуу коркунучу. Маалыматыңыздын камдык көчүрмөсү үчүн жакшы текшерилген системаны колдонгонуңузду текшериңиз.
- Документтерди архивдөө үчүн системанын жоктугу, айрыкча, эгер алар жаңылыштык менен жок кылынса, файлдарды байкабай жоготууга алып келиши мүмкүн.
