Күн сайын 300 миллиарддан ашуун электрондук кат жөнөтүлүп, кабыл алынарын эске алганда, адамдардын "электрондук почтанын чарчоосун" иштеп чыгышы таң калыштуу эмес. Ушул себептен улам, сиздин пикириңизди ачык жана так жеткире турган эффективдүү электрондук каттарды жазуу өтө маанилүү-адамдардын жолугушууга чакыруу электрондук почтаңызды толук окубай калышын каалабаңыз, анткени ал өтө узун же түшүнүксүз. Кабатыр болбоңуз-бул wikiHow жолугушууга чакыруу үчүн электрондук кат жазууда эмне кылышыңыз керек экенин кантип түшүндүрөт, мисалы, күчтүү теманы кантип жазуу керек, эмейлдин негизги бөлүгүндө эмнени айтуу керек жана кантип колдонсоңуз болот нерселерди жеңилдетүү үчүн календардык колдонмо.
Кадамдар
3 методу 1: Күчтүү тема сабын жазуу
Кадам 1. Жолугушуунун датасы жана темасы жазылган кыска жана тиешелүү теманы жазыңыз
Бул деталдарды кошуу, элдер качан болорун жана эмнени талкуулаш керектигин электрондук почтаны ачпай эле билерин билдирет. Мисалы, сиз: "Жолугушуу 12/8: Жаңы отчеттуулук көрсөтмөлөрү" деп жазсаңыз болот.
Эскертүү:
Жолугушуунун темасын калтыруу, балким, алардын бөлүмүнө тиешеси барбы же алардын катышуусу милдеттүүбү деп сурап жооп бериши мүмкүн, андыктан теманы сөзсүз түрдө билдириңиз!
Кадам 2. Тема сабында катышууну ырастоону сураңыз
Эгер жолугушууга ким келерин билүү керек болсо, тема сабында ырастоону сураңыз. Ошентип, алар электрондук почтаны ача электе эле мүмкүн болушунча тезирээк жооп бериши керек экенин билишет. Сиз жаза аласыз: "Жума күнү 10/6 HR жолугушуусу, тезирээк ырастаңыз."
Сиз ошондой эле "RSVP сураныч: HR жолугушуусу 10/6" деп жаза аласыз
Кадам 3. Бул теманын чукул жолугушуусу болсо, аларга билдирип коюңуз
Эгерде бул дароо жолугушууга кепилдик бере турган курч же убакытка тиешелүү маселе болсо, теманын сабына шашылыш сезимди кошуңуз. Мисалы, сиз "Дүйшөмбү 2/31 чукул жолугушуу: киберкоопсуздук" деген сапта бир нерсе жаза аласыз.
Жолугушуунун темасын белгилеп, аларга эмнени күтүү керектигин түшүнүү маанилүү
Кадам 4. Катышуу милдеттүүбү же сунушталганбы, айт
Эгерде сиз чоң компанияда иштесеңиз, ар бир жолугушуу үчүн кээ бир адамдардын катышуусу талап кылынбайт. Тиешелүү бөлүмдү теманын сабына жазыңыз же алуучулар катышуусу керекпи же жокпу билдириңиз. Мисалы, сиз: "Милдеттүү маркетинг жолугушуусу 10/6" деп жаза аласыз.
Эгерде жолугушуу талап кылынбаса, сиз жаза аласыз: "10/6 эффективдүү изилдөө тактикасы боюнча сунушталган жолугушуу."
Кадам 5. Ар кандай башаламандыкты болтурбоо үчүн темаңызда толук сөздөрдү колдонуңуз
Кыскартуулар натыйжалуу көрүнүшү мүмкүн, бирок алар толук сөздөр сыяктуу конкреттүү эмес жана башаламандыкты жаратышы мүмкүн. Мисалы, "SAP" кимдин лингоңуз менен тааныш жана тааныш эместигине жараша "системалар жана иштетүү" же "үлгүлөрдү тандоо жана талдоо планы" дегенди билдириши мүмкүн.
Бирок, "RSVP", "HR" жана "Wed." сыяктуу жалпы кыскартууларды колдонуу туура
Метод 2 3: Электрондук почтаңыздын денесин түзүү
Кадам 1. Кыска, достук киришүү жана кыска жазуу жазыңыз
Эгерде сиз чоң компанияда иштесеңиз же баардыгын тааныбасаңыз, өзүңүздү тааныштыруу зарыл. Бул кыска киришмеде кандайдыр бир документтерди же материалдарды толтуруу жана/же жолугушууга алып келүү керектигин айтуу маанилүү.
Киришүүңүздү жекече же жумушка тиешелүү кылыңыз. Мисалы, "Салам командасы, мен жаңы программанын келерки жумада ишке киришин чыдамсыздык менен күтүп жатам!"
Кеңеш:
Алуучуларга кандайдыр бир тапшырманы аткарыш керек болсо же чогулушка алар менен бир нерсе алып келүү керек болсо, эстетип коюңуз. Мисалы, "Эске сала кетсек, сатуучунун байланыш тизмелеринин 4 басма нускасын алып келиңиз."
Кадам 2. Жолугушуунун датасын жана убактысын өз линиясында тизмектеп коюңуз, ал көрүнүп турат
Бул адамдар жолугушууга катышуу үчүн эң маанилүү маалымат, андыктан анын ачык болушун жана тексттин калган бөлүгүнөн өзгөчөлөнүшүн каалайсыз. Анын үстүнөн жана астынан 2 сапты чегинтип жана/же коюу шрифт менен жазыңыз.
- Мисал: "6 -октябрь, 10:30 - 11:45"
- Эгерде жолугушуу онлайн болсо, убакыт алкагын тизмектеңиз, андыктан ар кандай убакыт алкагындагы адамдар туура эмес байланыштан улам өткөрүп жиберишпейт. Мисалы, сиз жаза аласыз: "6 -октябрь, 10:30 - 11:45 (PST)"
Кадам 3. Күндү жана убакыттан кийин жайгашкан жерди тизмектеңиз
Жайгашкан жерди датасы жана убактысы сыяктуу эле өзгөчөлөнтүп коюңуз, өзгөчө, эгер сиз жаңы жерде жолугушуп жатсаңыз, табуу татаал болсо же алуучулардын айрымдары бул жер менен тааныш эмес экенин билсеңиз. Виртуалдык жолугушуулар үчүн (же түз форум же видео чат аркылуу), форумга же видео чалууга оңой жетүү үчүн шилтеме бериңиз.
Багыттарды берип жатканда мүмкүн болушунча деталдуу болуңуз. Мисал катары: “Сураныч, Timaren имаратынын 592 конференц -залына келиңиз (Никс көч. 209). 592 -бөлмө имараттын 2 -кабатында жайгашкан, андыктан лифтти биринчи кабаттан алып, 12ге чыгып, имараттын түштүк тарабындагы лифттерди колдонуу керек (сол жакта). 59 -кабатка »
4 -кадам. Жолугушуунун максаты менен бөлүшүңүз
Алуучулар жолугушуунун эмне менен бүтөрүн билсин. Жолугушуунун кыска күн тартибин сунуштоо аларга кайсы тапшырмаларды алдын ала жасоо керек экенин түшүнүүгө жардам берет. Сиз жөн эле теманы айта аласыз ("киберкоопсуздукту жаңыртуу" сыяктуу) же убакыт тилкесин бере аласыз:
- 10:30 - 10:45 Долбоордун статус жаңыртуулары менен бөлүшүү
- 10:45 - 11:10 Салыштырыңыз жана пайдалуу сунуштарды тандаңыз
- 11:10 - 11:30 Мээ чабуулу жана ишке киргизүү максаттары
Кадам 5. Грамматикалык жана фактылык каталар үчүн электрондук почтаңызды текшериңиз
Текшерүү үчүн эң маанилүү нерселер - жолугушуунун күнү, убактысы жана орду, андыктан алардын туура экенин текшериңиз! Сиз ошондой эле киришүүңүздү, күн тартибиңизди же башка негиздерин текшерип, бардык негиздерди камтыгандыгыңызды текшере аласыз.
Жазууңуздун ачык жана кыска экенине ынануу үчүн электрондук почтаңызды үн чыгарып окуңуз
3 -метод 3: Outlook же Интегралдык Календар колдонмосун колдонуу
Кадам 1. Outlookтагы үй өтмөгүнүн астындагы "Жаңы жолугушууну" чыкылдатыңыз
Эгерде сиздин компания Outlook сыяктуу интеграцияланган календары бар байланыш базасын колдонсо, аны жолугушууңузду орнотуу үчүн колдонуңуз. Бул, адатта, сиз иштеп жаткан адамдар үчүн эң жакшы байланыш.
Эгерде сиздин компания Outlook же ага окшош нерсени колдонбосо, чакыруу жөнөтүү үчүн жумушка байланыштуу электрондук почтаңызды колдонсоңуз болот
Кадам 2. "Пландаштыруу жардамчысы" терезесинен убакытты жана датаны тандаңыз
Жаңы жолугушууну түзгөндөн кийин, календардык терезе калкып чыгат. "Пландаштыруу Жардамчысын" чыкылдатып, жолугушууңуздун жеткиликтүү убактысын жана күнүн белгилеңиз.
Сиз жана болжолдуу катышуучулар жеткиликтүү болгон убакыт экенине ишениңиз. Компанияңыздын колдонмосуна жараша, ар бир адамдын графигин көрсөтүү үчүн көрүү жөндөөлөрүңүздү тууралашыңыз керек болот (өзүңүздөн тышкары)
Кадам 3. Катышуучуларды алардын аттарын терүү же дарек китебиңизди колдонуу менен кошуңуз
Аттарды кол менен киргизүү үчүн текст тилкесин чыкылдатыңыз же дарек китебиңизди жылдырып, тизмеден алардын аттарын тандаңыз. Башка адамдардын жеткиликтүүлүгүн текшерүү үчүн "Пландаштыруу жардамчысы" функциясын колдонуңуз.
Эгерде адамдар жеткиликтүү болбосо, алардын аттары баса көрүнөт. Жардамчы сизге жана катышуучулардын графигине ылайыктуу сунушталган убакыт аралыгын көрсөтөт
Кадам 4. Жолугушуунун башталыш жана аяктоо убактысын коюңуз
Жолугушуунун күнү сиз мурда тандап алган күн экениңизди текшериңиз жана керек болсо өзгөртүүлөрдү киргизүү үчүн календардык баскычты басыңыз. Андан кийин туура баштоо жана аяктоо убактысын тандоо үчүн убакыт тизмелеринин оң жагындагы ачылуучу жебелерди колдонуңуз.
Акыркы убакытты кошуу адамдардын убактысын абдан урматтайт, ошондуктан алар эмнени күтүшөрүн билишет жана жол жүрүүнү пландап же жолугушуунун тегерегинде иштей алышат
Кадам 5. Экрандын жогору жагындагы "Жолугушуу" өтмөгүнүн астындагы "Дайындоону" чыкылдатыңыз
Бул баскычты басуу менен сиз жалпы жолугушуу экранына кайтып келесиз жана жазууңуз пландалганын көрөсүз. Бул жерден сиз теманы, жайгашкан жерди жана жазууларды кошо аласыз.
Эгерде сиз жолугушуу экранында пландаштырылган жазууңузду көрө албасаңыз, кайра артка кайтыңыз жана ал көрүнгөнгө чейин процессти кайталаңыз
Кадам 6. Теманы, жайгашкан жерди жана жазууларды киргизүүдө так бол
Алуучуларга жолугушуунун эмне жөнүндө экенин бир нече кыска сөз менен билдириңиз (мис., "Келе жаткан Продукт Тестирлөө"). Кадимки жолугушуу жери болбосо же ага жетүү татаал болсо, багыттарды көрсөтүп, жайгашкан жери боюнча конкреттүү болуңуз. Жолугушууга тиешелүү болгон кошумча эскертүүлөрдү (кандайдыр бир даярдык иштери сыяктуу) кошуңуз.
- Жайгашкан жердин дарегин бергиле, эгер сиз муну алар мурунтан эле билишет деп ойлосоңуз да.
- Бүткөндөн кийин "жөнөтүү" дегенди басыңыз.
Кеңеш:
"Мээ чабуулу" сыяктуу өтө кенен темалардан алыс болуңуз, анткени бул жолугушуунун максаты жөнүндө көп нерсени айтпайт. Анын ордуна, сиз: "жаңы продукт үчүн сатуучуларга мээ чабуулу" деп айтсаңыз болот.
Кеңештер
- Электрондук почтаңызды же чакырууңузду текшерип жатканда, аны кыска жана так жазыңыз.
- Достук, профессионалдуу жазуу обонун колдонуңуз.
- Алуучулардын тизмесин эки жолу текшерип, ал жерде болушу керек болгон адамдардын баары чакырылганын текшериңиз.
- Эгер даректердин баары алуучулардан жашыруун болушун кааласаңыз, даректерди "bcc" сабына териңиз.
Эскертүүлөр
- Чакырууну же электрондук почтаны датасы, убактысы жана жайгашкан жери жок жөнөтпөңүз. Бул сиздин чакыруучуларыңызды капалантат жана сиз бул маалыматты сураган көптөгөн жоопторду аласыз.
- Бардык баш тамгалар менен жазбаңыз, ал кыйкырык катары чечмеленет жана өтө профессионалдуу эмес.
